Kommunikation in Unternehmen – Soziale Netzwerke als „des Pudels Kern“?

Die täglich bekannte Problematik…

Heute schon mal den Überblick verloren? Da eine Facebook Gruppe, dort eine WhatsApp Gruppe, oh natürlich noch die Umfragemails vom Organizational Behavior Kurs und drei Ankündigungen im StudIP… so viele verschiedene Kommunikationsschnittstellen und jede beherbergt ein eigenes soziales Netzwerk. Doch was sind soziale Netzwerke und wie kann man damit kommunizieren, ohne den Überblick zu verlieren? Viele Unternehmen haben ähnlich viele Kommunikationsmittel wie wir Studenten. Können Soziale Netzwerke die Zusammenarbeit in Unternehmen positiv verändern? Für viele Unternehmen ist diese Frage nicht leicht zu beantworten, daher versuchen wir einen Lösungsansatz zu generieren!

Definition soziales Netzwerk

Soziale Netzwerke sind Online Dienste, in denen Freunde, Bekannte oder Fremde (mit gleichen Interessen) miteinander kommunizieren, sich digital vernetzen und teilweise im virtuellen Raum interagieren. Die User können somit diskutieren, persönliche Daten und Informationen austauschen, oder andere (wichtige) Inhalte mit der Gemeinschaft (=Community) teilen. Die sozialen Netzwerke laufen meistens über Plattformen, bei denen sich die Benutzer vorher anmelden und ihr persönliches, bzw. individuelles Profil erstellen müssen. Das Profil ist wie ein virtueller Steckbrief zu verstehen, bei dem die preisgegebenen Informationen zur Person eingesehen werden können.

Social Networks gibt es in allen erdenklichen Formen, die bekanntesten sind wohl Facebook, Twitter, oder etwa XING. Es gibt aber auch viele kleine Netzwerke, die sich auf gewisse Themengebiete spezialisieren und nur von Interessensgesinnten wahrgenommen werden, beispielsweise Netzwerk für Schüler, Online-Gamer, Kreuzworträtselspieler etc.

XING, die Community zum Austausch von beruflichen Kontakten, gibt schon Aufschluss darauf, dass Soziale Netzwerke schon lange nicht mehr als „unbedeutend investierte Freizeit“ abzustempeln sind. Die Social Networks haben sich einem gewaltigen Wandel unterzogen. So können schnell und einfach Informationen ausgetauscht werden.

 

Wie können (Enterprise) Social Networks die Zusammenarbeit im Unternehmen verändern und welche Chancen und Risiken gibt es dabei für Mitarbeiter und Unternehmen?

Vorweg noch kurz unsere Definition zu Enterprise Social Networks:

“Enterprise social networking is an organization’s use of social media, internally and externally, to connect individuals who share similar business interests or activities.” (http://searchcio.techtarget.com/definition/enterprise-social-networking )

Ein optimales Kommunikationssystem steht für offene Kommunikation, kurze Wege, klare Strukturen und ein reger Informationsaustausch der Mitarbeiter über Abteilungen hinweg. Jedoch fordert diese Kommunikationskultur Offenheit, Vertrauen und Transparenz.Enterprise Social Networks können dazu beitragen, ein optimales Kommunikationssystem zu erreichen und so die Zusammenarbeit im Unternehmen positiv zu verändern.

1. Ein Soziales Netzwerk sollte als Multichannel-System dargestellt werden. So kann es grundsätzlich als internes (Personal und Mitarbeiter als Zielgruppe) und externes (Kunden und Interessenten als Zielgruppe) Kommunikationsmittel verwendet werden. In Bezug auf die externe Kommunikation für Kunden ergibt sich vor allem im Marketingbereich eine große Chance für das Unternehmen. Beispielsweise durch Einführung eines Social Media Teams können neue Kunden in sozialen Netzwerken wie Facebook durch Werbung oder anderen Marketingmaßnahmen gewonnen werden. Aber auch bestehende Kunden können somit auf Plattformen mit Unternehmen kommunizieren, dadurch liefert das Social Media Team der bestehenden Marketing/Sales Abteilung einen Synergie-Effekt. Zusätzlich werden durch das Social Media Team neue Arbeitsplätze geschaffen.

2. Bei der Interaktion über soziale Netzwerke handelt es sich meist um den einfachen und schnellen Weg, Informationen auszutauschen. Die Zusammenarbeit in Unternehmen kann dadurch vereinfacht und verbessert werden, da bestehende Hindernisse überwunden werden. Wenn man mit dem KISS Prinzip (keep it short and simple) arbeitet, können Prozesse beschleunigt werden. So ersetzt eine kurze Nachricht über einen Messenger einen Anruf. Oder ein Skypetelefonat ersetzt die aufwendige Kommunikation mit einer Tochterfirma (oder Kunden), die sich in einer anderen Zeitzone befindet. Auch hier besteht eine Chance für Unternehmen, produktiver zu sein, da unnötige Bürokratie Prozesse verlangsamt. Außerdem lassen sich mit sozialen Netzwerken oder Plattformen auch ganz leicht räumliche und zeitliche Distanzen überbrücken.

3. Durch die Benutzung von sozialen Netzwerken steigen im Unternehmen Transparenz und die Einfachheit der Kommunikation. Um diesem Punkt Gültigkeit zu verschaffen, sollte ein Unternehmen über ein einheitliches Kommunikationssystem verfügen. Kommunikation über mehrere Schnittstellen (Email, Messenger, Facebook-Gruppen, WhatsApp Gruppen, etc.) sorgt für Unklarheiten, ungleiche Informationsverteilung, überforderte Mitarbeiter und stellt somit ein Risiko dar. Firmen müssen die Chance ergreifen, mit Hilfe eines einheitlichen Kommunikationssystems ihre Produktivität weiter zu steigern. Dabei stellen Facebook-Gruppen oder auch WhatsApp-Gruppen keine Lösung dar, da für Mitarbeiter die Ablenkung von der eigentlichen Arbeit zu groß ist und die Firmenkommunikation nicht im Vordergrund steht. Vielmehr sollte ein firmenspezifisches Intranet implementiert werden, in dem die Mitarbeiter untereinander Informationen austauschen können. Dabei sollte auch die Möglichkeit bestehen, virtuelle Teamsitzungen zu halten und auch abteilungsübergreifend diskutiert werden. Das Intranet muss nicht mehr unbedingt nur am Computer verfügbar sein, sondern kann auch per App am Smartphone ausgeführt werden. Dabei ergeben sich Risiken für die Mitarbeiter, die bereits kontrovers in anderen Blogeinträgen diskutiert wurden, z.B. ständige Erreichbarkeit, Verstöße gegen das Arbeitszeitgesetz, etc. Zum Schutz der Arbeitnehmer haben wir folgende Lösung entwickelt: Das Intranet funktioniert nur über das Firmen Wlan (ähnlich Uni VPN), somit ist kein Home Office möglich. Des Weiteren werden die Arbeitszeiten der Mitarbeiter überwacht (Einhaltung Pausenregeln; Ruhezeit von elf Stunden). Zudem soll ständig an die Work Life Balance der Mitarbeiter appelliert werden.

Um mit Hilfe eines sozialen Netzwerks ein optimales Kommunikationssystem zu erstellen, haben wir zusammenfassend folgenden Lösungsansatz:

Es sollte sowohl für die innere als auch die externe Kommunikation ein Netzwerk bestehen. Dabei sollte das Externe für Kunden und Interessenten vorgesehen sein und eher in Richtung Marketing zielen, wie z.B. Facebook, Youtube, etc. Das innere Netzwerk sollte ein einheitliches Netzwerk, am besten ein Intranet sein. Die Punkte Transparenz und Einfachheit müssen erfüllt sein und virtuelle Teamsitzungen sollten ermöglicht werden können. Sollten all diese Dinge gegeben sein, kann man sehr wohl behaupten, dass soziale Netzwerke des Pudels Kern der Kommunikation sind.

 

Was denkt Ihr über diesen Lösungsweg? Seht ihr nicht realisierbare Ideen? Was für weitere Chancen und Risiken ergeben sich für Mitarbeiter und Unternehmen?

Wir freuen uns auf Eure Kommentare und Anregungen und wünschen Euch ein gutes, Kommentarreiches Wochenende!

Quellen:

http://ellipsis-thueringen.de/online/Ellipsis/cisweb4_ellipsis.nsf/(File)/37D849459FB408ECC1257998002A4A07/$File/01%20Unternehmenskommunikation.pdf

http://www.gruenderszene.de/lexikon/begriffe/social-network

http://karrierebibel.de/social-media-im-mittelstand/

http://searchcio.techtarget.com/definition/enterprise-social-networking

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12 Kommentare zu „Kommunikation in Unternehmen – Soziale Netzwerke als „des Pudels Kern“?

  1. Liebes Blog-Team,

    euren Beitrag fand ich sehr interessant und gelungen. Vor allem eurer anfängliches Beispiel aus dem Alltag hat mir gut gefallen.

    Wichtig finde auch ich den Punkt, dass ihr den Kundenbezugsaspekt ansprecht. Unternehmen erreichen ihre Kunden heute viel einfacher über die sozialen Netzwerke. Gerade über Facebook sieht man ja oft, wie z.B. öffentliche Kundenbeschwerden aufgrund des öffentlichen Aufsehens viel schneller als sonst (als über einen Kundenservice) beantwortet werden.

    Auch euer Lösungsansatz hat mir gut gefallen. Allerdings hätte dieser etwas weiter gefasst werden können. Als weiteren Lösungsansatz sehe ich z.B. den Punkt, dass die Social Media Nutzung zum Schutz (!) der Arbeitnehmer überwacht werden sollte. Mitarbeiter sollten nur in ihrer Arbeitszeit Zugriff auf Intranets und ESNs haben, um ein Verschwimmen von Arbeits- und Freizeit zu verhindern. Des Weiteren sollten bestimmte Arbeitnehmer darauf spezialisiert werden mit Kunden über die sozialen Netzwerke zu kommunizieren und Beschwerden und Anfragen zu beantworten.

    Viele Grüße,

    Annika

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    1. Hallo Annika,

      schön, dass dir unser Beitrag gefällt. Deine Idee, dass social media zum Schutz des Arbeitnehmers überwacht werden sollte, verstehe ich nicht ganz… Wir haben bereits im Blogeintrag erwähnt, dass der Zugriff nur im Intranet im Firmen Wlan erfolgen soll. Sorry, falls ich deinen Punkt falsch verstehe, aber bitte erläutere doch genauer was du meinst!
      Deine letzte Idee finde gut, ich denke dass bereits in großen Firmen ein Social Media Beauftragter die Kommunikation in sozialen Netzen managet.

      Lg Tobi

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      1. Hallo Tobi,

        wie genau die Überwachung zum Schutz der Arbeitnehmer ablaufen soll, habe ich schon in meinem Kommentar erwähnt. Es geht hierbei nicht darum, Firmengeheimnisse zu schützen, sondern darum, dass Mitarbeiter geschützt werden. Zum Einen geht es hierbei um Datenschutz, zum Anderen auch darum, dass Mitarbeiter durch das ESN nicht überlastet werden. Eine solche Überlastung kann z.B. dann entstehen, wenn Arbeitskräfte neben ihrer Haupttätigkeit auch noch parallel viel Zeit in die Nutzung von ESNs stecken müssen.
        Weiteres dazu kannst du/könnt ihr auf dem Blog von Passau Weekly lesen: https://passauweekly.wordpress.com/2016/11/25/social-networking-der-einfluss-von-enterprise-social-networks-auf-unsere-arbeit/

        Viele Grüße,

        Annika

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        1. Hi Annika,
          Hallo Marie,

          das mit dem Datenschutz gibt natürlich Sinn. Jedoch finde ich, dass es ausreichend ist, Mitarbeiter auf Arbeitszeitenregeln zu kontrollieren, denn in ESN zu arbeiten, ist die Hauptaufgabe eines Social Media Teams. Die Pflege eines ESN wird so viel Zeit in Anspruch nehmen, dass ohnehin ein eigenes Team dafür benötigt wird.

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          1. Hallo Tobias,

            es arbeiten aber nicht nur Social Media Mitarbeiter mit den ESNs oder Intranets, sondern alle Mitarbeiter, einer gesamten Firma (siehe Beispiel Siemens aus dem Vortrag vom Dienstag, 22.11.).
            Es gilt hierbei nicht nur die Arbeitszeiten zu kontrollieren, sondern beispielsweise auch die Ausdrucksweise oder einzelen Posts, Kommentare, etc. der Mitarbeiter, um Beleididungen, Mobbing, falsche Informationen, etc. zu verhindern.

            Viele Grüße,

            Annika

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  2. Liebes Team,

    ich muss Annika in ihrer Ansicht unterstützen. Ich sehe aus auch kritisch, dass man neben seinen privaten Social Media (Facebook, Instagram, usw.) dann auch noch firmeninterne Social Media hat, die man neben seinen Emails, Instant Messenger, etc. pflegen und checken muss. Ich fühle mich manchmal überfordert auf zehntausend verschiedenen Kommunikationskanälen in Verbindung mit Freunden und Kollegen zu bleiben. Dabei weite ich das auch auf das private Leben aus, da die wenigsten Arbeitnehmer beruflichen und privates streng genug trennen (Firmen Handy privat nutzen etc.). Ich habe keine persönlichen Erfahrungen im Umgang mit ESN, aber mein Gefühl sagt mir, dass ich es wohl eher als nervig empfinden würde, dort Beiträge zu posten oder mich aktiv auf der Platform zu engagieren.

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    1. Hallo Marie,

      als langjähriger Werkstudent in einem Softwareunternehmen konnte ich bereits Erfahrungen zu einem ESN sammeln und kann Dir sagen, es nervt nicht. Ich kann deine Sorge verstehen, dass durch den Overload sozialer Netzwerke einige Personen genervt sind. Allerdings spielen die privaten sozialen Netzwerke in der Arbeit keine Rolle, sofern man brav die vertraglichen Pflichten einhält und nur die Arbeit betreffende Tätigkeiten ausführt. In diesem Fall wird man in der Arbeit nur mit dem internen ESN konfrontiert, dessen Nutzung in den meisten Fällen einen Teil der Arbeitszeit bzw. der eigenen Aufgaben entspricht. Somit besteht hier eine Trennlinie zwischen privat und geschäftlich und es existiert kein nerviger Overload mehr.

      Problematisch wird es allerdings, wenn das Unternehmen noch kein eigenes ESN entwickelt hat und stattdessen z.B. Facebook verwendet. Dann verwischt diese Trennlinie und der Mitarbeiter wird durch die Ablenkung mittels der eigenen Timeline mehr oder weniger sofort aus seinem Flow gerissen.

      Besten Gruß

      Stefan

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  3. Hallo zusammen,

    ihr beleuchtet sowohl interne als auch externe Netzwerke sehr anschaulich.

    Hinsichtlich eures Lösungsvorschlages möchte ich mich Annika anschließen. Ich finde ihr habt diesen sehr allgemein gehalten. Über mehr Details, besonders dahingehend, wie ein unternehmensinternes Netzwerk eurer Meinung nach implementiert und operativ geführt werden sollte, hätte ich mich gefreut.

    Meiner Meinung nach steht die Unmöglichkeit des Home Offices den Interessen der Arbeitnehmer gegenüber. Viele wollen von zuhause aus arbeiten und sehen dies als enormen Mehrwert. Besonders wenn ich an Elternteile denke, die so Kindererziehung und Berufsleben ideal vereinbaren können, dann denke ich, dass ein Zugriff nur über das unternehmerinterne WLAN eher zum Ausschluss gewisser Mitarbeiter vom Netzwerk führt. Für mich steht damit die Beschränkung des Zugriffs auf das Netzwerk nur über das firmeneigenen Netz im Widerspruch zur Work-Life-Balance.

    Beste Grüße, Florian

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    1. Hallo Florian, ich stimme dir zu, hier wurde ungenau von uns gearbeitet, weshalb ich dich in diesem Rahmen nochmal genau über unsere Gedanken aufklären möchte.

      Das im Beitrag unglücklich formulierte „Firmen Wlan“ soll als Firmennetzwerk verstanden werden. Und natürlich soll dies das Home Office nicht ausschließen. Um die von uns geforderte Work-Life-Balance zu erhalten, sollte es dem Arbeitnehmer (mindestens bei berechtigter Begründung) gestattet sein, von zuhause aus zu arbeiten. Deshalb soll die Möglichkeit bestehen, über eine VPN-Verbindung eine Leitung zum Firmennetzwerk herzustellen, um somit Zugang zu Intranet und sämtliche weitere Server zu erhalten.

      Eine Bedingung dabei sollte sein, dass nur mit unternehmenseigener Hardware (also ein Firmenrechner) die Verbindung hergestellt werden kann, damit die Sicherheit gewährleistet werden kann.

      Ich bedanke mich für deinen berechtigten Einwand. Bei weiteren Fragen und Anregungen stehen wir dir gerne zur Verfügung.

      Besten Gruß

      Stefan

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      1. Hallo Stefan,

        vielen Dank für deine Antwort und die Klarstellung.

        Da stimm ich dir zu! Ganz klar muss dies mit firmeneigener Hardware passieren. Alles andere würde wiederum der Work-Life-Balance entgegenstehen (wenn z.B. vom privaten PC gearbeitet wird).

        Eine Verbindung – wie du schon sagst – muss von überall aus hergestellt werden können. Wäre ja auch beispielsweise kompliziert für Geschäftsreisende oder bei internationaler Projektarbeit.

        Das zeigt aber wiederum auch, wie schwierig die Implementierung eines ESNs ist, da so viele unterschiedliche Kanäle integriert werden müssen.

        Danke nochmals!
        Beste Grüße
        Florian

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  4. Hallo zusammen,

    auch ich finde euren Beitrag gut verfasst, jedoch habe ich ein paar Anmerkungen!
    Wie meint Ihr das über soziale Netzwerke zeitliche Distanzen leicht zu überbrücken sind? Meiner Meinung nach sind diese weiterhin ein Problem, denn gerade in MNC’s die weltweit Ihren Sitz haben bleibt dies weiterhin ein Problem. Angenommen man sitzt in Deutschland, der Kollege in Australien – mein Arbeitstag beginnt, doch der des in Australien sitzenden Mitarbeiters geht zu Ende. Wenn er jetzt das Netzwerk nur auf der Arbeit nutzen kann, besteht weiterhin ein zeitliches Problem denn die Arbeitszeiten überschneiden sich kaum oder eventuell gar nicht.
    Was meint ihr dazu?

    Beste Grüße
    Timo

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    1. Hallo Timo,

      bei deinem Einwand stimme ich dir zu. Zwar ist Deutschland-Australien ein Extrembeispiel bei zeitlichen Schwierigkeiten, jedoch sollte auch diese Problematik gelöst werden können.

      Falls es sich tatsächlich um ein sehr wichtiges Problem handeln sollte, das nur per Videokonferenz oder Telefon besprochen werden kann, so dient das ESN immerhin noch als Möglichkeit, einen Termin über einen Gruppenchat zu vereinbaren oder sogar um erste dringende Punkte anzusprechen. Zwar müssen dann diverse Kompromisse eingegangen werden, da die eine Partei zu einer unüblichen Zeit in dieses Gespräch gehen muss. Diese Problematik kann aber auch mit einem ESN nicht vermieden werden. Zumindest ist es ein leichtes, einen internationalen Kontakt herzustellen und zu pflegen.

      Ich bedanke mich für deinen berechtigten Einwand. Bei weiteren Fragen und Anregungen stehen wir dir gerne zur Verfügung.

      Besten Gruß

      Stefan

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