Kommunikation in Unternehmen – Soziale Netzwerke als „des Pudels Kern“?

Die täglich bekannte Problematik…

Heute schon mal den Überblick verloren? Da eine Facebook Gruppe, dort eine WhatsApp Gruppe, oh natürlich noch die Umfragemails vom Organizational Behavior Kurs und drei Ankündigungen im StudIP… so viele verschiedene Kommunikationsschnittstellen und jede beherbergt ein eigenes soziales Netzwerk. Doch was sind soziale Netzwerke und wie kann man damit kommunizieren, ohne den Überblick zu verlieren? Viele Unternehmen haben ähnlich viele Kommunikationsmittel wie wir Studenten. Können Soziale Netzwerke die Zusammenarbeit in Unternehmen positiv verändern? Für viele Unternehmen ist diese Frage nicht leicht zu beantworten, daher versuchen wir einen Lösungsansatz zu generieren!

Definition soziales Netzwerk

Soziale Netzwerke sind Online Dienste, in denen Freunde, Bekannte oder Fremde (mit gleichen Interessen) miteinander kommunizieren, sich digital vernetzen und teilweise im virtuellen Raum interagieren. Die User können somit diskutieren, persönliche Daten und Informationen austauschen, oder andere (wichtige) Inhalte mit der Gemeinschaft (=Community) teilen. Die sozialen Netzwerke laufen meistens über Plattformen, bei denen sich die Benutzer vorher anmelden und ihr persönliches, bzw. individuelles Profil erstellen müssen. Das Profil ist wie ein virtueller Steckbrief zu verstehen, bei dem die preisgegebenen Informationen zur Person eingesehen werden können.

Social Networks gibt es in allen erdenklichen Formen, die bekanntesten sind wohl Facebook, Twitter, oder etwa XING. Es gibt aber auch viele kleine Netzwerke, die sich auf gewisse Themengebiete spezialisieren und nur von Interessensgesinnten wahrgenommen werden, beispielsweise Netzwerk für Schüler, Online-Gamer, Kreuzworträtselspieler etc.

XING, die Community zum Austausch von beruflichen Kontakten, gibt schon Aufschluss darauf, dass Soziale Netzwerke schon lange nicht mehr als „unbedeutend investierte Freizeit“ abzustempeln sind. Die Social Networks haben sich einem gewaltigen Wandel unterzogen. So können schnell und einfach Informationen ausgetauscht werden.

 

Wie können (Enterprise) Social Networks die Zusammenarbeit im Unternehmen verändern und welche Chancen und Risiken gibt es dabei für Mitarbeiter und Unternehmen?

Vorweg noch kurz unsere Definition zu Enterprise Social Networks:

“Enterprise social networking is an organization’s use of social media, internally and externally, to connect individuals who share similar business interests or activities.” (http://searchcio.techtarget.com/definition/enterprise-social-networking )

Ein optimales Kommunikationssystem steht für offene Kommunikation, kurze Wege, klare Strukturen und ein reger Informationsaustausch der Mitarbeiter über Abteilungen hinweg. Jedoch fordert diese Kommunikationskultur Offenheit, Vertrauen und Transparenz.Enterprise Social Networks können dazu beitragen, ein optimales Kommunikationssystem zu erreichen und so die Zusammenarbeit im Unternehmen positiv zu verändern.

1. Ein Soziales Netzwerk sollte als Multichannel-System dargestellt werden. So kann es grundsätzlich als internes (Personal und Mitarbeiter als Zielgruppe) und externes (Kunden und Interessenten als Zielgruppe) Kommunikationsmittel verwendet werden. In Bezug auf die externe Kommunikation für Kunden ergibt sich vor allem im Marketingbereich eine große Chance für das Unternehmen. Beispielsweise durch Einführung eines Social Media Teams können neue Kunden in sozialen Netzwerken wie Facebook durch Werbung oder anderen Marketingmaßnahmen gewonnen werden. Aber auch bestehende Kunden können somit auf Plattformen mit Unternehmen kommunizieren, dadurch liefert das Social Media Team der bestehenden Marketing/Sales Abteilung einen Synergie-Effekt. Zusätzlich werden durch das Social Media Team neue Arbeitsplätze geschaffen.

2. Bei der Interaktion über soziale Netzwerke handelt es sich meist um den einfachen und schnellen Weg, Informationen auszutauschen. Die Zusammenarbeit in Unternehmen kann dadurch vereinfacht und verbessert werden, da bestehende Hindernisse überwunden werden. Wenn man mit dem KISS Prinzip (keep it short and simple) arbeitet, können Prozesse beschleunigt werden. So ersetzt eine kurze Nachricht über einen Messenger einen Anruf. Oder ein Skypetelefonat ersetzt die aufwendige Kommunikation mit einer Tochterfirma (oder Kunden), die sich in einer anderen Zeitzone befindet. Auch hier besteht eine Chance für Unternehmen, produktiver zu sein, da unnötige Bürokratie Prozesse verlangsamt. Außerdem lassen sich mit sozialen Netzwerken oder Plattformen auch ganz leicht räumliche und zeitliche Distanzen überbrücken.

3. Durch die Benutzung von sozialen Netzwerken steigen im Unternehmen Transparenz und die Einfachheit der Kommunikation. Um diesem Punkt Gültigkeit zu verschaffen, sollte ein Unternehmen über ein einheitliches Kommunikationssystem verfügen. Kommunikation über mehrere Schnittstellen (Email, Messenger, Facebook-Gruppen, WhatsApp Gruppen, etc.) sorgt für Unklarheiten, ungleiche Informationsverteilung, überforderte Mitarbeiter und stellt somit ein Risiko dar. Firmen müssen die Chance ergreifen, mit Hilfe eines einheitlichen Kommunikationssystems ihre Produktivität weiter zu steigern. Dabei stellen Facebook-Gruppen oder auch WhatsApp-Gruppen keine Lösung dar, da für Mitarbeiter die Ablenkung von der eigentlichen Arbeit zu groß ist und die Firmenkommunikation nicht im Vordergrund steht. Vielmehr sollte ein firmenspezifisches Intranet implementiert werden, in dem die Mitarbeiter untereinander Informationen austauschen können. Dabei sollte auch die Möglichkeit bestehen, virtuelle Teamsitzungen zu halten und auch abteilungsübergreifend diskutiert werden. Das Intranet muss nicht mehr unbedingt nur am Computer verfügbar sein, sondern kann auch per App am Smartphone ausgeführt werden. Dabei ergeben sich Risiken für die Mitarbeiter, die bereits kontrovers in anderen Blogeinträgen diskutiert wurden, z.B. ständige Erreichbarkeit, Verstöße gegen das Arbeitszeitgesetz, etc. Zum Schutz der Arbeitnehmer haben wir folgende Lösung entwickelt: Das Intranet funktioniert nur über das Firmen Wlan (ähnlich Uni VPN), somit ist kein Home Office möglich. Des Weiteren werden die Arbeitszeiten der Mitarbeiter überwacht (Einhaltung Pausenregeln; Ruhezeit von elf Stunden). Zudem soll ständig an die Work Life Balance der Mitarbeiter appelliert werden.

Um mit Hilfe eines sozialen Netzwerks ein optimales Kommunikationssystem zu erstellen, haben wir zusammenfassend folgenden Lösungsansatz:

Es sollte sowohl für die innere als auch die externe Kommunikation ein Netzwerk bestehen. Dabei sollte das Externe für Kunden und Interessenten vorgesehen sein und eher in Richtung Marketing zielen, wie z.B. Facebook, Youtube, etc. Das innere Netzwerk sollte ein einheitliches Netzwerk, am besten ein Intranet sein. Die Punkte Transparenz und Einfachheit müssen erfüllt sein und virtuelle Teamsitzungen sollten ermöglicht werden können. Sollten all diese Dinge gegeben sein, kann man sehr wohl behaupten, dass soziale Netzwerke des Pudels Kern der Kommunikation sind.

 

Was denkt Ihr über diesen Lösungsweg? Seht ihr nicht realisierbare Ideen? Was für weitere Chancen und Risiken ergeben sich für Mitarbeiter und Unternehmen?

Wir freuen uns auf Eure Kommentare und Anregungen und wünschen Euch ein gutes, Kommentarreiches Wochenende!

Quellen:

http://ellipsis-thueringen.de/online/Ellipsis/cisweb4_ellipsis.nsf/(File)/37D849459FB408ECC1257998002A4A07/$File/01%20Unternehmenskommunikation.pdf

http://www.gruenderszene.de/lexikon/begriffe/social-network

http://karrierebibel.de/social-media-im-mittelstand/

http://searchcio.techtarget.com/definition/enterprise-social-networking